Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning (ERP) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Manfaat Menggunakan ERP

Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan menggunakan aplikasi ERP bagi perusahaan:

1. Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
3. Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

Implementasi ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

1. ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP.


2. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.


3. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.

ERP5

ERP5 adalah system Enterprise Resource Planning (ERP) berdasarkan Zope application server. Sistem tersebut dikembangkan dengan bahasa pemrograman Phyton dan source code-nya dapat didapatkan secara cuma-cuma dibawah lisensi GNU. ERP5 dikembangkan oleh perusahaan Perancis, Nexedi yang juga menawarkan konsultasi, kustomisasi, dan pelatihan ERP5. Saat ini, ada dua versi ERP5, yaitu:

• ERP5 Enterpris
• ERP5 Express

User Level

Menginstalasi ERP5 membutuhkan beberapa kemampuan. Memahami prinsip umum Entreprise Resource Planning di ERP5 diperlukan bagi semua orang. Memahami prinsip data distribusi di ERP5 mungkin diperlukan bagi pengguna dan jelas diperlukan untuk orang lain.

Berikut ini akan dijelaskan tentang pengguna ERP5:

• User adalah orang yang menggunakan ERP5 untuk perusahaan.
• Author adalah orang bertanggung jawab untuk membuat halaman baru dalam XHTML yang bisa digunakan untuk melihat data ERP5 atau meng-ekspor data ERP5.
• System Administrator adalah orang yang menjalankan ERP5 servers. System administrators bertanggung jawab mengatur server ERP5 system pada suatu perusahaan.
• Consultant adalah orang yang mengatur suatu project ERP5. Seorang consultant bertanggung jawab dalam mengimplementasikan sistem ERP5 dalam python.
• Developer adalah orang yang mengimplementasikan komponen baru dalam ERP5. Developer bertanggung jawab mengimplementasikan komponen ERP5 dalam python.
• Designer adalah orang-orang yang membuat interface ERP5 untuk user.
• Architect adalah orang yang bertanggung jawab dalam membuat arsitektur sebuah system ERP5.

Interface ERP5 (click untuk memperbesar)

Download Demo Video: click disini

ERP5: Architecture & Workflow

Architecture

Angka 5 dari nama ERP5 menggambarkan 5 prinsip inti yang merupakan basis dari ERP5. 5 prinsip ini adalah sebagai berikut:

1. Resource. Menjelaskan tentang sumber daya seperti kemampuan individu, produk, mesin, dan sebagainya sangat penting untuk proses bisnis.
2. Node. Sebuah badan usaha yang menerima dan mengirim sumber daya. Hal ini dapat berhubungan dengan entitas fisik (seperti fasilitas industry) atau pun yang abstrak (seperti rekening bank). Metanodes adalah node yang mengandung node lain, seperti contohnya sebuah perusahaan. Stock merupakan node. Sedangkan, sebuah project merupakan gabungan dari node dan resource.
   
3. Path. Menjelaskan bagaimana sebuah node mengakses sumber daya yang dibutuhkan dari node lain. Misalnya, menjelaskan bagaimana klien mendapatkan produk dari supplier.
4. Movement. Menjelaskan pergerakan sumber daya antara node pada suatu jangka waktu tertentu. Misalkan pergerakan barang pada saat pengiriman barang baku dari gudang ke pabrik atau pun pengiriman uang dari suatu rekening ke rekening yang lain.
5. Item. Menjelaskan tentang sumber daya secara fisik.

Lima hal diatas merepresentasikan proses bisnis dan dapat memodelkan semua proses yang terjadi dalam sebuah perusahaan. Seperti contohnya training merupakan movement skill (resource) dari trainer ke trainee. Memang terdekang sedikit abstrak dan teoritis. Namun, hal tersebut sangat powerful bagi perusahaan.

Hubungan Architecture

Workflow

Workflow merupakan salah satu konsep ERP5. Workflow digunakan dimana saja dan untuk apa saja. Workflow sangat penting karena merepresentasikan proses bisnis dan menjelaskan semua yang terjadi dalam proses tersebut. Misalkan merekrut karyawan baru, menerima order penjualan, dan lain sebagainya.

Semua dokumen ERP5 dimasukkan kedalam salah satu workflow. Workflow bisa sangat sederhana atau pun sangat kompleks. Seperti contohnya, membuat produk baru melibatkan beberapa pihak, dari mulai membuat, mendisain, memasarkan, memproduksi, sampai dengan menjual. Peran semua orang diperlukan dalam sebuah workflow. Karena ERP5 menggunakan desain workflow yang spesifik, maka ERP5 sangat cocok bagi perusahaan.

Contoh Workflow

ERP5 Application Implementation

Tujuan dari ERP5 Standard Implementation Process adalah menjelaskan alur dari pekerjaan yang terdapat pada sebuah project ERP5 dengan tujuan mengurangi waktu pelaksanaan. Proses ini terdiri dari 5 tahapan yaitu analisis, pengembangan, integrasi, pengujian dan pemulihan data.

Tahap analisis (bagian atas diagram) meliputi tahapan sebagai berikut abstrak fitur analisis (Feasability Study), analisis dokumenter (Dokumen Penelitian), analisis behaviour, analisis keamanan (Keamanan Desain), dan analisis kategori.

Tahap pengembangan (bagian tengah diagram) terdiri dari mengatur form, workflow, dan report untuk setiap tipe dokumen dari project, tanpa memperhatikan dokumen atau modul yang berhubungan.

Tahap pengujian (bagian kiri diagram) terdiri dari pengujian unit pengembangan dan pengujian fungsional yang mensimulasi penggunaan sebenarnya dari implementasi system ERP5. Pengujian impor/ekspor (bagian kanan diagram) terdiri dari pengembangan modul sinkronisasi untuk data yang dibutuhkan untuk diterima dari sistem yang sudah dan diimpor ke dalam sistem ERP5 yang baru.

Tahap integrasi (bagian bawah diagram) terdiri dari implementasi dari report yang bergantung pada jenis dokumen berganda. Selain itu, pengembangan interface juga diperlukan.

Setelah semua tahap di atas selesai, implementasi dari project ERP5 selesai. Pelatihan, dukungan, perawatan, evolutions, dll dilakukan setelah itu.